Bydd cwnselwyr yn cadw cofnod o'r hyn sy'n digwydd yn ystod y sesiynau cwnsela. Os byddwch yn defnyddio lluniau neu ddarluniau yn y sesiynau cwnsela, mae'n bosib bydd y cwnselydd hefyd yn tynnu llun ohonynt ar ôl y sesiwn. Dyma restr o wybodaeth y bydd y cwnselydd yn ei chasglu:

Gwybodaeth amdanoch chi

• enw
• dyddiad geni
• cyfeiriad cartref
• rhif ffôn
• enwau eich rhieni a'r bobl sy'n byw gyda chi
• rhyw
• grŵp ethnig
• crefydd
• os oes anabledd gennych chi
• anghenion dysgu ychwanegol
• enw a chyfeiriad eich doctor
• gwybodaeth arall yn ymwneud â'ch iechyd

Rydym yn casglu'r wybodaeth yma am y rhesymau canlynol:

• I weld a ydym yn eich helpu yn y modd gorau y gallwn
• I'n helpu i ddarparu mwy o gefnogaeth i chi os yw pethau'n gwaethygu
• I'n helpu i wella sut rydym yn gweithio gyda chi
• I adrodd i Lywodraeth Cymru (sy'n ariannu'r gwasanaeth) ar y gwasanaeth. Bydd y wybodaeth yn cynnwys gwybodaeth amdanoch chi, ond ni fyddwch yn cael eich enwi. Mae'n cynnwys ystadegau yn unig felly ni fydd unrhyw un yn gallu eich adnabod trwy'r wybodaeth yma.
• I gysylltu â chi, neu'r sawl sy'n gofalu amdanoch, os oes argyfwng. 

Rydym yn prosesu gwybodaeth bersonol amdanoch er mwyn darparu'r cwnsela sef tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd. Rydym yn prosesu mwy o wybodaeth sensitif amdanoch oherwydd y budd sylweddol i'r cyhoedd sy'n ymwneud â darparu gwasanaethau cwnsela (dan atodlen 1, rhan 2, Deddf Diogelu Data 2018). 

Er mwyn i ni allu darparu gwasanaethau cwnsela i chi, rydym yn rhannu'ch gwybodaeth gyda'r canlynol:

• Cyngor Dinas Casnewydd (Mae TalkingZone yn darparu'r gwasanaethau cwnsela ar ran Cyngor Dinas Casnewydd)
• Llywodraeth Cymru (darperir gwybodaeth gyda'ch enw wedi'i ddileu yn unig)
• Doctoriaid (dim ond os oes pryder meddygol difrifol amdanoch)
• Ysgolion, Gwasanaethau Cymdeithasol neu'r Heddlu (dim ond os yw'r cwnselydd yn credu eich bod mewn perygl o niwed difrifol) 

Rydym yn cadw gwybodaeth amdanoch tan eich pen-blwydd yn 24. Ar yr adeg honno, bydd yn cael ei ddinistrio mewn modd diogel.

Caiff yr holl wybodaeth amdanoch ei chadw ar ffurf electronig ar weinydd wedi'i amgryptio'n ddiogel. Mae'r diogelwch sydd gennym yn ei le yn ei gwneud mwy neu lai'n amhosib i unrhyw un arall heblaw am y gwasanaeth cwnsela i weld eich gwybodaeth. Rydym hefyd yn sicrhau bod y bobl sy'n cynnal y gweinydd yn dilyn y rheolau Diogelu Data a ddim yn cael mynediad at eich gwybodaeth oni bai ein bod yn rhoi caniatâd iddynt wneud hynny. Bydd unrhyw wybodaeth y byddwn yn ei hanfon at bobl eraill yn cael ei ddiogelu â chyfrinair. 

Mae gennych yr hawl i wneud y canlynol:

• gweld unrhyw wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch
• gofyn i ni newid unrhyw wybodaeth rydych chi'n credu sy'n anghywir
• gofyn i ni beidio â rhannu eich gwybodaeth (ond nid os ydym yn credu eich bod mewn perygl o niwed difrifol)
• gofyn i ni ddileu gwybodaeth amdanoch o'n systemau
• gofyn i ni anfon eich gwybodaeth i wasanaeth arall

Os byddwch yn gofyn i ni wneud rhywbeth gyda'r wybodaeth amdanoch, megis un o'r pwyntiau uchod, byddwn yn ystyried eich cais ac yn cwblhau unrhyw weithrediadau o fewn 30 diwrnod.

Gallwch gwyno os nad ydych yn credu ein bod yn parchu eich hawliau

Os ydych yn anfodlon gyda sut y cafodd eich gwybodaeth bersonol ei thrin, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data Prifysgol De Cymru, sef lleoliad gweithredu TalkingZone. Mae'r manylion cyswllt fel a ganlyn:

Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol

Prifysgol De Cymru

Pontypridd,

CF37 1DL 

E-bost: [email protected]

Os ydych yn dal i fod yn anfodlon, mae gennych yr hawl i wneud cais yn uniongyrchol i'r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn: 

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

Swydd Gaer

SK9 5AF