Bydd cwnselwyr yn cadw cofnodion am eich plentyn a fydd yn cynnwys crynodeb o'r hyn sy'n digwydd ac o'r pethau sy'n cael eu dweud yn ystod y sesiynau cwnsela. Mae'n bosibl y bydd y cwnselydd yn tynnu llun o unrhyw waith celf a grëir gan eich plentyn yn ystod y sesiynau cwnsela (ni fydd lluniau'n cael eu tynnu o'ch plentyn). Bydd y cwnselydd hefyd yn casglu'r wybodaeth ganlynol: 

Gwybodaeth amdanoch chi

Enw, cyfeiriad cartref, rhif ffôn, perthynas i'r plentyn (e.e. Mam) 

Gwybodaeth am eich plentyn

Enw, dyddiad geni, cyfeiriad cartref, rhif ffôn, sefyllfa deuluol, rhyw, grŵp ethnig, crefydd, statws anabledd, anghenion dysgu ychwanegol, meddygfa, gwybodaeth iechyd arall 

Rydym yn casglu'r wybodaeth yma am y rhesymau canlynol:

• Er mwyn asesu'n llawn addasrwydd ein hymyriad ar gyfer eich plentyn  

• Er mwyn rheoli unrhyw anghenion iechyd corfforol/meddwl tra bod eich plentyn yn ein gofal 

• Bydd unrhyw luniau a dynnir, gyda rheini o'r gwaith celf yn unig, yn cael eu defnyddio fel rhan o'r adolygiadau rheolaidd o gynnydd eich plentyn dan oruchwyliaeth y clinigwr. Mae hyn hefyd yn cynnwys cofnodion ysgrifenedig o bob sesiwn. 

• Mae Llywodraeth Cymru hefyd yn gofyn ein bod yn darparu data ystadegol dienw am yr holl blant rydym yn cynnig cwnsela iddynt. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth megis rhyw, grŵp ethnig a statws anabledd eich plentyn. Caiff y wybodaeth ei ddarparu ar ffurf ddienw trwy gyfuno gwybodaeth pob plentyn i greu ffigurau ystadegol yn unig yn ymwneud â'r gwasanaeth cwnsela yn gyffredinol. 

• Er mwyn cadw mewn cysylltiad â chi am gynnydd eich plentyn ac ymateb i unrhyw gwestiynau sydd gennych chi. 

• Er mwyn cysylltu â chi mewn argyfwng 

Rydym yn prosesu gwybodaeth bersonol amdanoch chi a'ch plentyn er mwyn darparu'r cwnsela sef tasg a gynhelir er budd y cyhoedd. Rydym hefyd yn prosesu'r data categori arbennig oherwydd y budd sylweddol i'r cyhoedd sy'n ymwneud â darparu gwasanaethau cwnsela (dan atodlen 1, rhan 2, Deddf Diogelu Data 2018). 

Er mwyn i ni allu darparu gwasanaethau cwnsela i'ch plentyn, byddwn yn rhannu'ch gwybodaeth/gwybodaeth am eich plentyn gyda'r categorïau canlynol o sefydliadau:  

• Awdurdod Lleol (Cyngor Dinas Casnewydd yw cyd-reolyddion data y gwasanaeth cwnsela) 

• Llywodraeth Cymru (darperir gwybodaeth ystadegol ddienw yn unig) 

• Doctoriaid / GIG (dim ond os oes pryder meddygol difrifol am iechyd meddwl neu gorfforol eich plentyn)

• Ysgolion, Gwasanaethau Cymdeithasol neu'r Heddlu (dim ond os oes pryder difrifol am lesiant neu ddiogelwch eich plentyn)  

Byddwn yn cadw gwybodaeth amdanoch tan ben-blwydd eich plentyn yn 24. Ar yr adeg honno, bydd yn cael ei ddinistrio mewn modd diogel.     

Mae cyfraith Diogelu Data yn gofyn ein bod yn cadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Golyga hynny y bydd eich cyfrinachedd yn cael ei barchu ac y bydd mesurau priodol yn cael eu cymryd i atal mynediad neu ddatgeliad anawdurdodedig. Aelodau o staff sydd angen mynediad at rannau perthnasol o'ch gwybodaeth neu'ch holl wybodaeth bydd yr unig rai â chaniatâd i wneud hynny. Bydd gwybodaeth amdanoch ar ffurf electronig yn destun cyfrinair a chyfyngiadau diogelwch eraill, tra bydd ffeiliau papur yn cael eu cadw mewn mannau diogel gyda mynediad rheoledig.

Mae'n bosib y bydd ychydig o'r prosesu'n cael ei wneud ar ran y Brifysgol gan sefydliad a gytundebir ar gyfer y diben hwnnw. Bydd sefydliadau sy'n prosesu data personol ar ran y Brifysgol yn gorfod cytuno i rwymedigaeth i brosesu data personol yn unol â chyfreithiau diogelu data.

Mae gennych yr hawl i wneud y canlynol:

• Cael mynediad at eich gwybodaeth bersonol a gofyn am fynediad at wybodaeth bersonol eich plentyn 

• Gofyn eich bod yn cywiro unrhyw anghywirdebau yn eich gwybodaeth bersonol/gwybodaeth bersonol eich plentyn 

• Gofyn ein bod yn stopio prosesu eich gwybodaeth bersonol/gwybodaeth bersonol eich plentyn

• Gofyn ein bod yn dileu eich gwybodaeth bersonol/gwybodaeth bersonol eich plentyn

• Gofyn ein bod yn trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol/gwybodaeth bersonol eich plentyn i sefydliad arall 

Mewn perthynas â gwybodaeth bersonol eich plentyn, bydd rheolwr y gwasanaeth yn cynnal asesiad o'ch cais ar y cyd â'r Swyddog Diogelu Data. Byddwch yn derbyn ymateb er budd pennaf eich plentyn dim hwyrach na 30 diwrnod ar ôl i ni dderbyn eich cais. 

Gallwch gael rhagor o wybodaeth yma am eich hawliau. 

Dylid anfon unrhyw geisiadau neu wrthwynebiadau yn ysgrifenedig at Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol:-

Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol,

Prifysgol De Cymru, 

Pontypridd,

CF37 1DL 

E-bost: [email protected]